如何管理合同档案

 下文是关于如何管理合同档案相关内容,希望对你有一定的帮助:

【篇一】:合同档案管理办法

     在这个经济年代,诚信缺失已经成为一个普遍的现象。欺骗与被欺骗时刻发生在我们的身边。为了防范被骗,许多人做事都选择签订合同,来保护自己的利益不受伤害。但是拟定合同是一个很令人头痛的事情,怎么样在合同中清楚表达自己的利益而让对方没有争议是一件很费思想的活。今天,你不用再为这个问题烦恼了,小编在(/>

  为了将公司档案纳入规范化管理,特制订本制度。

  1、档案管理内容:公司将规划、方案、各级文件、内部规章制度、董事会、股东会及重要会议材料、人事资料、信用材料、合同、工资档案、学习材料、发言材料、技术资料、设备资料、各级报告、荣誉证书、土地、房产资料等具有可查性或参考价值的文件资料归档管理。各部门内部形成的文件、规定、资料等应主动整理好提交公司档案室存档,以便备查,整理事记等。

  2、档案登记:档案室建立档案登记簿,将所有档案详细分类登记,分类管理。存档者须在登记簿上签名,方可将资料入档,否则档案管理员不予接受。

  3、档案的查阅:

  (1)任何人查阅档案,如需在档案室内短时间查阅可不打借条;如需在档案室之外查阅使用,必须打借条方可借给。每次最长时间不得超过五天。

  (2)公司各部门经理及相当于此级别以上管理人员查阅档案可通过档案管理员直接办理查阅手续。其他人员需查阅档案时,必须有本部门经理以上管理人员书面证明,方可到档案管理员处办理查阅手续。如遇特殊情况,必须由综合管理部经理批准证明方可查阅。

  4、档案的保护:

  (1)查阅者必须爱护档案,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密。

  (2)严禁擅自翻印、抄录、拷贝、转借,更不得遗失。如确实需要抄录和复制,必须由总经理签字的批准申请方可抄录或复制。

  (3)微机室及有电脑的部门严禁为无总经理签名(复印签名视为无签名)的档案资料(特别是技术、设备、标准资料)打印、拷贝或复印。否则,对责任人每次罚款200元。

  (4)任何档案严禁带出公司大门。如确因外出加工配件等须携带有关技术资料或图纸,必须由分管经理签字批准,保卫方可放行。否则,如被保卫查出未经分管经理批准蓄意带出者,须查明原因报综合管理部,并每次对当事人罚款200元-XX元。如保卫未查出,被带出公司以外而造成损失的,除对当事人罚款外,由当事人承担一切损失,同时对责任保卫失职罚款100元。未造成损失的,除对当事人罚款外,对责任保卫失职罚款50元。

  5、公司购买设备时的随机技术资料、说明书、装箱单等,员工外出学习时发放的学习资料,聘请师傅提供的技术资料、设备资料等,申请购买的技术资料等,必须在到达公司24小时到档案管理员处办理登记存档手续,否则每拖延24小时对责任人罚款50元。

  6、需长期借出专人使用的,必须由专用人员写出书面借条,报总经理签名批准后借出,并由档案员办理登记手续。专用人员必须妥善保存,严禁外传、泄露秘密。否则,视情节轻重罚款1000-10000元,并承担公司一切损失。

【篇二】:合同档案管理办法

1. 总裁办对内外的接待流程

对外:

1.笑脸相迎,茶水相待。

2.询问来宾情况:来访目的,有无预约及身份情况等。

3.索要名片。

4.及时向董事长请示。

5.按董事长意见引见,接待(按情况给予续茶水)。

6.根据客人来访时间及职务等级,征询领导意见后确定是否客餐

对内:

1. 询问员工具体情况

2. 及时向董事长请示

3. 按董事长意见引见,接待

2.合同档案建立及流程制度

一、目的

加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

二、 适用范围

适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

三、 术语和定义

1、 档案:指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

2、 档案管理:就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

四、 职责

1、 行政中心:

1) 负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理。

2) 建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况;

3) 收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料;

4) 负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全;指导公司的档案管理工作。

5) 提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通;

6) 负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

2、 其他各部门相关人员:

1)负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知行政中心;

2)向行政中心移交合同或文件资料原件或复印件;

3)负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档;

4)财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料;

3、 各部门主管人员

1)批准对自己部门资料或合同复印件的处置。

1、 档案管理细则

1)档案资料的归档范围

⑴公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文等;

⑵公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件;

⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等;

⑷公司领导的批示、指示等;

⑸重要的会议材料,包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等;

⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等;

⑺公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报;

⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料;

⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料;

⑽本公司发布的各类广告、宣传材料;

⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等; ⑿外出公务活动(如学习、考察、调查研究、参加会议等)所获得或形成的档案资料; ⒀财务档案资料;

⒁各种实物档案;

⒂ 其他具有利用和保存价值的文件资料。

2、档案资料的归档要求

⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确,如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。

⑵ 一般资料按一份原件归档,重要文件和高使用率文件可以根据需要,按二份原件存 档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要,原稿须由经办部门保管,应经总经理批准后妥善保存,行政中心以影印本归档。

⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必须是原版,在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。

⑷子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存,并做好电子文件存储设备信息的备份工作。

⑸各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)必须原件归档,并保持其完好无损。

3、档案资料的归档时间

⑴ 时归档

下列文件(含电子、声像资料等)应在传阅、办理结束或取得后即时归档: a) 公司规定的密级文件; b) 重要文件,如政府批文、核准文件、证照等; c) 合同、协议书等正本及过程资料; d) 公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料; e) 其他认为需要即时归档的资料。

⑵定期归档

a) 部门应在每月底前整理归档当月文件,编制档案清单交行政中心; b) 部门每年3月底前

归档上年度文件与资料,并移交公司行政中心;

⑶电子声像档案的归档

a) 重要电子声像档案应实时进行、随办随归。 b) 一般电子声像档案归档应定期完成,一般每三个月一次制成光盘脱机保管。 c) 每年3月底前必须向行政中心移交上一年度的所有归

档电子文件数据集,行政中心 核实后刻录成光盘等载体脱机保管。

4、档案交接

⑴部门内档案交接

部门档案管理人员(兼)工作变动或离职的,要填写《档案移交清单》,由部门负 责人指定的接收人核实无误后签字,行政中心见证。

5、档案移交公司的流程

a) 经办部门检查文件或档案,编制移交清单;

b) 行政中心根据移交清单,查收案卷与文件,并与部门每月提交的档案清单核对; c) 档案完整、齐全且符合公司要求,移交双方在移交清单上(一式两份)签字,双方各保存一份;

6、档案保管

⑴档案编号

a) 档案按类别应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并且要有一定范畴,不能笼统含糊。

b) 档案分类各级名称经确定后,应参照《档案分类编号表》,将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。

c) 档案分类编号内应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增多时,随时增补之用。 d) 档案分类及编号的增补、修订等由行政中心结合工作和部门要求,组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。

e) 建立《档案目录》存于案卷盒内,便于查阅。

7、附则:本办法由公司行政中心制定并负责解释。

【篇三】:合同档案管理制度

合同档案管理制度

一、合同档案管理原则如何管理合同档案。

本合同档案管理制度所指的是公司在业务经营中形成的涉及合同的资料总和,其构成包括项目建议书、可行性研究报告、章程、资信调查材料、意向书、合同正本,以及有关合同修改补充、转让、变更、解除、协调、终止等方面的材料,都必须及时归档,个人不得擅自留存。这是企业为维护自身的合法权益而采取的必要手段,通过对合同的档案管理,可以保存与合同有关的相关证据材料,一旦发生纠纷,可以及时运用档案记载的内容,依法维护单位的权益。 二、合同档案管理办法

为进一步加强合同文档管理工作,提高合同管理水平,逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化,特制定合同档案管理制度。

1、合同档案由市场中心集中统一管理,以确保档案的完整和有效利用。

如何管理合同档案。

2、市场中心负责统筹、协调、组织、整理、保管和合作方的所有合同文档。

3、分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系, 由合同管理员负责合同文档管理。

4、合同管理人员要尽心尽责发挥作用,按要求建立完善合同管理台账。签订完的合同要及时归档,做好登记。凡归档的合同文件材料必须是原件。

5、保存的合同文档每半年清理核对一次,如有遗失、损毁,要查明原因,及时处理,并追究相关人员责任。

6、加强对合同档案的统计工作,要以原始记录为依据,合同文档分类编号,编制合同统计清单。

7、应根据实际需要编制合同档案检索工具,以有效地开展合同文档的查询、利用工作。

8、做好合同管理的保密工作,未经许可不能擅自借阅、外带归档合同。因工作需要须借出查阅合同文本,须经集团领导签字同意后,方可办理相关借阅手续。以复印件形式借出,督促借阅人员按期归还合同。合同原件无特殊情况不能外借。

9、合同文档的保存条件要有防火、防潮等措施,以确保合同文档的安全。

10、借阅人不能涂改、伪造、撕毁合同档案材料,违者视情节予以处罚。

11、合同文档的密级为机密,任何人不能擅自将合同对外公开、复印,违者视情节予以处罚。 三、合同档案的移交

1、正式签署合同后须将合同正本原件移交市场中心合同档案管理员。

2、合同项目终止后须将该项目的所有技术资料汇总成册,具有 保存价值的技术资料向移交合同管理员。

3、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整,必须 层次分明,符合其形成规律。

4、合同文档移交时,必须编制档案移交清册并当面清点。以双方签字认可后,方为完成交接手续。 附件:1、合同借阅登记表; 2、合同档案移交清单。

合同借阅登记表

如何管理合同档案。

合同档案移交清单

【篇四】:如何有效管理合同档案

如何有效管理合同档案

摘要:合同档案在经济活动中的地位愈来愈重要.然而,由于管理不善,有相当一部分合同无法作为原始依据在日后的经营活动中发挥作用;本文作者结合多年工作经验,就合同档案管理的相关问题进行分析。以供参考。

关键词:合同档案管理

前言

合同是体现平等主体的自然人、法人、及其他组织之间,依照合同法及其有关法规和规定签订的设立、变更、终止民事权利义务的协议。规范的合同管理是维护法人单位合法权益的有力保障。围绕合同档案管理,一直存在某些难点问题,如收集归档率低,保管期限划分随意性大,管理模式与利用需求存在冲突,开发利用水平低等,制约着合同档案管理水平的进一步提升。

一、合同档案的收集

合同档案收集难是一个普遍现象。这与合同的形成方式与一般公文有所区别有关。从办理程序看,在一个法人单位,不同性质和类别的合同往往由不同职能部门拟定和承办,甚至每份合同从起草、审核、审批签署直至履行完毕都要经历诸多流转环节;从合同成立看,合同送交所有责任方签署完毕后方才成立,流程多周期长。受内外因素的影响,合同容易出现“中途截流”和分散保管的现象,从而给档案部门的收集工作带来一定困扰,直接影响合同档案管理质量和开发编研工作的开展。

【篇五】:合同档案管理制度

如何管理合同档案。

文件编号:Qzh/BJMH 11 09 08

合同档案管理制度

第一章 目 的

第一条 为更好地管理公司各类档案资料,明确档案管理部门的职责和工作流程,理清档案流转过程中的工作手续,规定档案管理中的人员权限和调档权限;同时规范公司员工在工作档案的制作、成形、保存、转档、调用等方面的工作行为,协调档案管理中的问题和矛盾;进一步培养公司员工的工作记录和建档管档意识,特订立本管理制度。

第二章 适用范围

第二条 适用公司所有档案管理与员工。

第三章 档案管理基本规定

第三条 档案分类和内容:

(一)技术档案:包括产品类、项目类、设备类和资料、工具类,产品类下分:产品企业标准、图纸、软件(电子版)、计算书、用户使用说明书及实物等别,别下分子目,为具体的档案资料(以下相同);项目类下分:工程项目基本资料、项目投标文件、工程合同协议、图纸、设备(自产、外协及购进)、设计资料软件(电子版)、安装进度资料、用户使用说明书、售后服务资料等别,下设子目;设备类下分:生产设备、交通设备、设计及办公设备(计算机、工控机及其他辅助设备)等别,别下子目;资料、工具类下分:图书工具书、专门资料、产品介绍书、专用工具软件等别,别下子目。所有类、别、子目分成三级管理目录,以L、B、ZM为代码。

(二)销售部档案:包括销售合同、客户资料、员工指标进度、

回款进度、具体业务专门档案、员工效率手册、工作联系、汇报和考核记录等类,每类下设若干别和子目,内容少的可直接设子目。其中:按片区划分和按员工划分构成销售部档案的横向体系,按年度划分构成纵向体系;客户资料按片区分,必须具备企业基本资料、人物基本信息、业务基本信息、开发业务进度等要素;具体业务专门档案是由业务技术档案、商务档案和售后服务档案构成的一体化过程性档案,由有关部门转存,档案保管人(销售内勤)分类添加而成的累积性档案;地区办事处以销售档案为主,按公司档案管理制度建立档案体系,受销售部和公司档案管理员双重管理。

(三)行政档案包括:各类收发文件、商务函件(传真、邮件、电子邮件)、会议记录、商务洽谈记录、各类意向书、法律文书、行政合作协议合同文件、公司大事记、网站发布的各类信息、员工效率手册等类,每类下设若干别和子目,内容少的可直接设子目。

(四)人事档案包括:员工个人档案、个人历史档案和缴费档案、劳动合同、员工培训档案、公司招录辞退记录等类,每类下设若干别和子目,内容少的可直接设子目。

(五)财务档案包括:各类财务报表、固定资产财务档案、统计档案、各类投资档案和其他等类,每类下设若干别和子目,内容少的可直接设子目。

(六)公司电子档案和机密档案是公司特殊档案,纳入档案管理,但必须执行特殊政策。电子档案是所有相关文件和程序的电子版,由机房支持工程师负责拷贝制作成光盘保存,光盘按原档案的归属类别编码,并注明成档日期和版本号,加密档案注明密级,加上密码;机密档案是所有加密档案的总称,由公司各级具有涉密权限的保管人员

掌握,采用特殊编码方式和代码制作目录。

第四条 档案的编制和要求

(一)档案编制方式:档案要素包括档案的类别、年限、属性、密级和正文(如无法确认属性要素的,由管理人员列入其他类档案区别管理,如有特殊保管要求的鲜活品,性质不稳定的化学品等),按照类、别、子目、成档日期、识别数编码;同时,档案转入时,管理员有权要求成档人员确认档案现状。档案入库,管理员应进行识别并列入目录。

(二)档案制作时,要求工作人员具备良好的档案意识和编订技能,如有特殊情况,应与档案管理人员联系要求指导;纸质载体要求采用规范的纸笔和书写、印刷方式,如不规范应及时补救(易褪色的字迹和传真件等加以复印固定并随原件附)或更换;电子版本要经解码、阅读后可入库。如何管理合同档案。

(三)如编制机密档案,应识别

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